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Formulare (bzw. Patientenformulare) sind die Einstiegsmöglichkeiten für Patienten in Ihre Videosprechstunde. Sie sind sehr flexibel konfigurierbar, können als Anliegen fungieren (z.B. Hautbeschwerden), verschiedene Anamnese- sowie Personendaten-Formulare beinhalten und bei Bedarf nur für spezielle Versicherungsarten (z.B. Privatpatienten) zugänglich sein.

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Auf öffentliche Patientenformulare können Patient über Ihre Praxis-Startseite (arzt-direkt.com/{INSTANZ_KENNUNG}) zugreifen und sich jederzeit darüber in Ihr digitales Wartezimmer einwählen. Ausnahme: Das Formular ist nicht für den entsprechenden Versicherungstyp des Patienten freigegeben.

Status: “Unsichtbar“

Auf unsichtbare Patientenformulare können Patient nur über einen Formular-Direktlink zugreifen und sich jederzeit darüber in Ihr digitales Wartezimmer einwählen. Ausnahme: Das Formular ist nicht für den entsprechenden Versicherungstyp des Patienten freigegeben.

Der Direktlink des Formulars kann aufgerufen werden, indem man dem Link-Button (Pfeil nach rechts oben) neben dem entsprechenden Formular folgt. Dieser hat folgendes Format: arzt-direkt.com/{INSTANZ_KENNUNG}/patient/{FORMULAR_KENNUNG}.

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Im Folgenden werden die einzelnen Abschnitte der Einstellungen und deren verschiedene Optionen genauer erklärt. Wurde ein Formular ordnungsgemäß konfiguriert, können die Einstellungen zu jeder Zeit mit dem Button “Speichern” gespeichert werden und mit dem Button “Vorschau” (rechts unten) angezeigt werden (nach dem Speichern muss die Vorschau ggf. aktualisiert werden).

Bereich: “Allgemein”

Als Erstes legen Sie in diesem Bereich (Screenshot oben) oben fest, welche Art von Personendaten-Formular und Anamnese-Formular dem Patienten bei diesem Formular angezeigt werden sollen.

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Die Felder Titel und Beschreibung werden dem Patienten auf Ihrer Patienten-Startseite in der Auswahlliste dargestellt. Empfehlung: Halten Sie beide Felder kurz und prägnant, sonst verlieren Patienten schnell die Übersicht.

Der Status des Formulars entspricht exakt denen, die im letzten Abschnitt beschrieben wurden. Die Kennung ist eine für jedes Formular eindeutige Zeichenkette, welche dann Teil der Formular-URL wird (arzt-direkt.com/{INSTANZ_KENNUNG}/patient/{FORMULAR_KENNUNG}). Wenn Sie sicher sind, dass Sie ein Formular nicht in Zukunft entfernen oder umbenennen können Sie entsprechenden Patienten auch direkt diese URL geben, um Ihrer Videosprechstunde beizutreten. So müssen diese nicht den Umweg über Ihre Startseite gehen.

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In diesem Bereich (siehe Screenshot rechts) müssen Sie für jedes Formular festlegen, welche Versicherungstypen (Patienten) Ihrem Wartezimmer über dieses Formular betreten dürfen. Sobald entweder Selbstzahler, Privatpatienten, oder beides ausgewählt wurde müssen zusätzlich anfallende GOÄ-Leistungen und deren Faktor definiert werden. GOÄ-Zuschläge (z.B. nach 20 Uhr) werden, insofern durch Sie aktiviert, automatisch addiert. – Dadurch können Patienten vorab die anfallenden Kosten abschätzen.

Vorschau: Bald können Sie in diesem Bereich zusätzlich den Zahlungsempfänger “arzt-direkt” auswählen. Dadurch können Patienten die Zahlung an Sie vor Warteraumbeitritt autorisieren (mit PayPal, Kreditkarte oder IBAN). Dadurch haben Sie mehr Zahlungssicherheit und der Patient mehr Komfort. Diese Einstellung ist natürlich freiwillig und sobald wir sie anbieten, werden wir Sie zudem über genauere Konditionen informieren.

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In diesem Bereich treffen Sie personendaten-bezogene Einstellungen (siehe Screenshot rechts). Die verfügbaren Optionen können je nach dem gewählten Personendaten-Formular (z.B. “Nur Bestandspatienten”) variieren. Generell können Sie folgende Anpassungen vornehmen:

Mit dem Feld Versicherungsdaten erfassen kann konfiguriert werden, in welchem Maße Versichertendaten bei Neupatienten erhoben werden sollen. Die Standardeinstellung ist, dass Neupatienten alle Versicherungsdaten (inkl. Versicherungsstatus, Versichertennummer, Kassennummer) angeben müssen und Bestandspatienten lediglich ihren Versichertenstatus (vorausgesetzt Bestandspatienten sind für das Formular explizit zugelassen). Alternativ können Sie auch einstellen, dass jeder Patient der das Formular ausfüllt alle Versicherungsdaten eingeben muss oder das überhaupt keine Versicherungsdaten erhoben werden sollen. Letzteres empfehlen wir lediglich Praxen aus Österreich und der Schweiz, da die deutsche Unterscheidung zwischen PKV- und GKV-Patienten keine Anwendung findet. Deutsche Praxen sollten sich vorm Deaktivieren der Erfassung von Versichertendaten bewusst sein, dass dies ggf. dazu führt, dass Patienten später nicht abgerechnet werden können oder Abrechnungsinformationen nachträglich manuell erhoben werden müssen.

Aktivieren Sie unter Weitere Eingabefelder aktivieren zusätzlich “Bevorzugter Arzt”, “Hausarzt” und “Beruf”, um diese beim Patienten vor Warteraumbeitritt abzufragen.

Im Feld Bevorzugte Ärzte zur Auswahl definieren Sie, welche Ärzte der Patient angeben kann (z.B. Alle Ärzte, Nur Online-Ärzte oder eine fest vorgegebene Ärzte-Auswahl). Hinweis: Die Auswahl des Patienten in diesem Feld hat keinerlei Einfluss, welcher Arzt diesen letztendlich zur Behandlung aufrufen darf, sondern ist rein informell für Sie als Richtlinie.

Die Optionen in der Kategorie Kontrollkästchen erlauben es Ihnen etwaige Bestätigungen unter den einzelnen Personendatenformularen zu aktivieren/deaktivieren. Darunter die Option, dass Bestandspatienten versichern müssen bereits in der Praxis vorstellig gewesen zu sein, und dass Patienten vor dem Absenden des Formulars die Richtigkeit Ihrer eingegebenen Daten bestätigen müssen. Beide Optionen sind standardmäßig aktiviert.

Unter Authentifizierungsfoto erfassen können Sie dieses aktiviert lassen, nur für Neupatienten erforderlich machen oder komplett deaktivieren. Die letzten beiden Optionen erhöhen Ihr Risiko, den Patienten ggf. nicht abrechnen zu können, erleichtern dem Patienten aber deutlich den Einstieg in Ihre Videosprechstunde.

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