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Formulare (bzw. Patientenformulare) sind die Einstiegsmöglichkeiten für Patienten in Ihre Videosprechstunde. Sie sind sehr flexibel konfigurierbar, können als Anliegen fungieren (z.B. Hautbeschwerden), verschiedene Anamnese- sowie Personendaten-Formulare beinhalten und bei Bedarf nur für spezielle Versicherungsarten (z.B. Privatpatienten) zugänglich sein.

Formular-Übersicht

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Rufen Sie, eingeloggt als Instanz-/Praxis-Verwalter den Menüpunkt Patientenformulare auf, um eine Übersicht aller angelegten Formulare zu bekommen (siehe Screenshot rechts). Diese Liste ist in mehrere Bereiche bzw. den Status der jeweiligen Patientenformulare unterteilt:

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Auf öffentliche Patientenformulare können Patient Patienten über Ihre Praxis-Startseite (app.arzt-direkt.com/{INSTANZ_KENNUNG}de/<Praxis-Kennung>) zugreifen und sich jederzeit darüber in Ihr digitales Wartezimmer einwählen. Ausnahme: Das Formular ist nicht für den entsprechenden Versicherungstyp des Patienten freigegeben.

Status: “Unsichtbar“

Auf unsichtbare Patientenformulare können Patient Patienten nur über einen Formular-Direktlink zugreifen und sich jederzeit darüber in Ihr digitales Wartezimmer einwählen. Ausnahme: Das Formular ist nicht für den entsprechenden Versicherungstyp des Patienten freigegeben.

Der Direktlink des Formulars kann aufgerufen werden, indem man dem Link-Button (Pfeil nach rechts oben) neben dem entsprechenden Formular folgt. Dieser hat folgendes Format: app.arzt-direkt.com/{INSTANZ_KENNUNG}de/<Praxis-Kennung>/patient/{FORMULAR_KENNUNG}<Formular-Kennung>.

Status: “Deaktiviert“

Auf deaktivierte Patientenformulare kann aus Patientensicht nicht zugegriffen werden. Diese sind lediglich für Sie nützlich, um erstellte Formulare kurzzeitig abzuschalten oder zu archivieren, ohne sie zu löschen.

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Indem man auf ein bestehendes Formular kann man dieses editierenklickt, kann Dieses editiert werden. Um ein neues Formular anzulegen, klickt man auf den Button “Neues Formular” oben rechts (siehe Screenshot oben). In beiden Fällen öffnen sich daraufhin die Formular-Einstellungen (siehe Screenshot rechts).

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Im Folgenden werden die einzelnen Abschnitte der Einstellungen und deren verschiedene Optionen genauer erklärt. Wurde ein Formular ordnungsgemäß konfiguriert, können die Einstellungen zu jeder Zeit mit dem Button “Speichern” gespeichert werden und mit dem Button “Vorschau” (rechts unten) angezeigt werden (nach dem Speichern muss die Vorschau ggf. aktualisiert werden).

Bereich: “Allgemein”

Als Erstes legen Sie in diesem Bereich (Screenshot oben) oben fest, welche Art von Personendaten-Formular und Anamnese-Formular dem Patienten bei diesem Formular angezeigt werden sollen.

Mit der Einstellung des Personendaten-Formulars legen Sie gleichzeitig fest, ob sich nur Bestands-, nur Neupatienten oder beide Arten von Patienten über dieses Formular einwählen dürfen. Letzteres (“Neu- und Bestandspatienten“) hat zur Folge, dass Patienten im Schritt Personendaten gefragt werden, ob Sie die Praxis schon einmal besucht haben und nur, wenn Sie “Nein” auswählen Ihre Versicherungsdaten (Kassen- und Versichertennummer) angeben müssen. Zusätzlich existiert ein Minimal-Formular “Nur Bestandspatienten (Minimal)“, mit welchem Patienten schnellstmöglich in Ihre Videosprechstunde gelangen, da sie nur Name, Geburtsdatum und Versicherungsstatus angeben müssen (z.B. Das kann z.B. das kann sinnvoll sein, wenn sie z.B. ein verstecktes Formular, nur für einen Kontrollbesuch erstellen).

Mit der optionalen Einstellung Anamnese-Formular können Sie festlegen, ob Patienten vorab einen zusätzlichen Beschwerdebogen ausfüllen sollen. Es gibt von uns vorgefertigte Formulartypen für verschiedene Fachrichtungen (z.B. “Hautbeschwerden”), welche Sie ausprobieren können. Sie können alternativ aber auch eine ein eigenes benutzerdefiniertes Formular erstellen, indem Sie den Typ “Benutzerdefiniert” auswählen und dann im Bereich “Anamnese” eigene Textfelder hinzufügen (z.B. “Was sind Ihre Beschwerden?“).

Die Felder Titel und Beschreibung werden dem Patienten auf Ihrer Patienten-Startseite in der Auswahlliste dargestellt. Empfehlung: Halten Sie beide Felder kurz und prägnant, sonst verlieren Patienten schnell die Übersicht.

Der Status des Formulars entspricht exakt denen, die im letzten Abschnitt beschrieben wurden. Die Kennung ist eine für jedes Formular eindeutige Zeichenkette, welche dann Teil der Formular-URL wird (app.arzt-direkt.com/{INSTANZ_KENNUNG}de/<Praxis-Kennung>/patient/{FORMULAR_KENNUNG}<Formular-Kennung>). Wenn Sie sicher sind, dass Sie ein Formular nicht in Zukunft entfernen oder umbenennen können Sie entsprechenden Patienten auch direkt diese URL geben, um Ihrer Videosprechstunde beizutreten. So müssen diese nicht den Umweg über Ihre Startseite gehen.

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In diesem Bereich (siehe Screenshot rechts) müssen Sie für jedes Formular festlegen, welche Versicherungstypen (Patienten) Ihrem Wartezimmer über dieses Formular betreten dürfen. Sobald entweder Selbstzahler, Privatpatienten, oder beides ausgewählt wurde, müssen zusätzlich anfallende GOÄ-Leistungen und deren Faktor definiert werden. GOÄ-Zuschläge (z.B. nach 20 Uhr) werden, insofern durch Sie aktiviert, automatisch addiert. – Dadurch können Patienten vorab die anfallenden Kosten abschätzen.

Vorschau: Wir sind gerade am evaluierenAktuell wird evaluiert, ob Sie an diesem Punkt in Zukunft definieren können, dass “arzt-direkt” und nicht Sie der Zahlungsempfänger sind. So kann eine Zahlung des Patienten vor Warteraumbeitritt (z.B. mit einem Zahlungsdienstleister wie Klarna) ermöglicht werden. So haben Sie mehr Zahlungssicherheit und der Patient mehr Komfort. Leider können wir Ihnen derzeit für die Fertigstellung dieses Features dieser Funktion keinen genauen Zeitplan nennen. Sollte bei Ihnen starkes Interesse daran bestehen, können Sie das unseren Vertrieb gerne wissen lassen.

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Mit dem Feld Versicherungsdaten erfassen kann konfiguriert werden, in welchem Maße Versichertendaten bei Neupatienten erhoben werden sollen. Die Standardeinstellung ist, dass Neupatienten alle Versicherungsdaten (inkl. Versicherungsstatus, Versichertennummer, Kassennummer) angeben müssen und Bestandspatienten lediglich ihren Versichertenstatus (vorausgesetzt Bestandspatienten sind für das Formular explizit zugelassen). Alternativ können Sie auch einstellen, dass jeder Patient der das Formular ausfüllt alle Versicherungsdaten eingeben muss oder das überhaupt keine Versicherungsdaten erhoben werden sollen. Letzteres empfehlen wir lediglich Praxen aus Österreich und der Schweiz, da die deutsche Unterscheidung zwischen PKV- und GKV-Patienten keine Anwendung findet. Deutsche Praxen sollten sich vorm vor Deaktivieren der Erfassung von Versichertendaten bewusst sein, dass dies ggf. dazu führt , dass Patienten später nicht abgerechnet werden können oder Abrechnungsinformationen nachträglich manuell erhoben werden müssen.

Aktivieren Sie unter Weitere Eingabefelder aktivieren zusätzlich “Bevorzugter Arzt”, “Hausarzt” und “Beruf”, um diese Diese beim Patienten vor Warteraumbeitritt abzufragen.

Im Feld Bevorzugte Ärzte zur Auswahl definieren Sie, welche Ärzte der Patient angeben kann (z.B. Alle Ärzte, Nur Online-Ärzte oder eine fest vorgegebene Ärzte-Auswahl). Hinweis: Die Auswahl des Patienten in diesem Feld hat keinerlei Einfluss, welcher Arzt diesen letztendlich zur Behandlung aufrufen darf, sondern ist rein informell für Sie als Richtlinie.

Die Optionen in der Kategorie Kontrollkästchen erlauben es Ihnen etwaige Bestätigungen unter den einzelnen Personendatenformularen zu aktivieren/deaktivieren. Darunter die Option, dass Bestandspatienten versichern müssen, bereits in der Praxis vorstellig gewesen zu sein , und dass Patienten vor dem Absenden des Formulars die Richtigkeit Ihrer eingegebenen Daten bestätigen müssen. Beide Optionen sind standardmäßig aktiviert.

Unter Authentifizierungsfoto erfassen können Sie dieses Dieses aktiviert lassen, nur für Neupatienten erforderlich machen oder komplett deaktivieren. Die letzten beiden Optionen erhöhen Ihr Risiko, den Patienten ggf. nicht abrechnen zu können, erleichtern dem Patienten aber deutlich den Einstieg in Ihre Videosprechstunde.

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In diesem Bereich treffen Sie anamnesedaten-bezogene Einstellungen (siehe Screenshot rechts). Diese variieren stark je nach gewähltem Anamnese-Formular (z.B. “Hautbeschwerden”).

Unabhängig vom gewählten Anamnese-Formular können Sie in diesem Bereich in jedem Fall festlegen, ob es dem Patienten der Upload von Dateien erlaubt ist. Wenn Sie die Einstellung aktivieren, hat der Patient bereits vorab beim Ausfüllen des Formulars die Möglichkeit Bilder oder Dokumente hochzuladen. Diese werden später in den Sitzungsdetails für 14 Tage gesichert und (insofern gekoppelt) automatisch zu tomedo® übertragen und dort in der Akte abgelegt.

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