Online-Terminkalender (OTK 2)

Der neue Online-Terminkalender von tomedo® (OTK 2) wird mit dem Quartalsupdate v1.110 veröffentlicht. Erst ab dieser Version sollte der OTK 2 für “richtige” Buchungen verwendet werden.

Ersteinrichtung

Die Einrichtung des OTK 2 kann parallel zum Betrieb des bisherigen OTK 1 stattfinden. Sie entscheiden damit selbst, ab wann Sie den OTK auf Ihrer Website via iFrame oder per Verlinkung (http://app.arzt-direkt.de/IhrePraxiskennung) einbinden und für Patienten buchbar machen.

Es fallen keine doppelten Kosten an. Der neue OTK kann mit oder ohne Videosprechstunde (VSS) verwendet werden.

1. Einrichtung der arzt-direkt-Instanz

Für die Verwendung des OTK 2 benötigen Sie einen Zugang bei app.arzt-direkt.de. Falls Sie noch nicht über einen Zugang verfügen, fordern Sie diesen bitte beim zollsoft-Vertrieb direkt an unter Zusatz folgender Angaben:

  • Anzahl der Ärzte, die den OTK verwenden werden.

  • E-Mail Adresse für den Praxislogin auf app.arzt-direkt.de

  • Gewünschte Praxiskennung (z.B. neurologie-meyer, kinderarztpraxis-wiesenthal)
    Diese wird in der URL Ihrer Praxisseite auf arzt-direkt verwendet.

  • Idealerweise: Der Anzeigename Ihrer Praxis in Kurz- und Langform.

Falls Sie bereits einen bestehenden Zugang haben, fragen Sie beim Vertrieb die Freischaltung des OTK 2-Moduls an.

Sie erhalten in Kürze eine Einrichtungs-E-Mail von arzt-direkt@zollsoft.org mit einem Link, der Ihnen erlaubt, den Zugang freizuschalten und ein Passwort festzulegen.

Bitte wählen Sie ein sicheres Passwort und bewahren es für die spätere Verwendung auf.

2. Einrichtung in tomedo®

Loggen Sie sich in tomedo® als Admin ein und öffnen Sie Admin → Kalender (CH: Agenda) → Online-Terminkalender 2.

Klicken Sie +, um einen neuen Zugang anzulegen und geben Sie Ihre arzt-direkt-Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) ein. Wählen Sie einen tomedo®-internen Anzeigenamen (z.B. OTK 2) und aktivieren Sie die Checkbox “Aktiv.”

Über den Button “Dashboard” gelangen Sie zur Online-Konfiguration.
Über den Button “Buchung” gelangen Sie zur patientenseitigen Buchung.

Die automatische Zuordnung zu Kartei-Patienten kann unter “Einstellungen” ein- oder ausgeschaltet werden (standardmäßig aktiviert).

Der neue OTK-Zugang erscheint nun unter Admin → Kalender (CH: Agenda) → Terminsuchefavoriten in der Liste der Online-Terminkalender. Durch Anhaken können Sie analog zum alten OTK eine oder mehrere Terminsuchen für den neuen OTK aktivieren.

Die Terminsuchen sind nach Aktivierung im OTK 2 nicht sofort buchbar. Die Freigabe erfolgt auf https://arzt-direkt.de im nächsten Schritt. Das erlaubt Ihnen, weitere Einstellungen wie Dateianhänge, Versicherungsarten und E-Mail-Texte zu konfigurieren, bevor die Termine gebucht werden.

Wichtig ist auch das Sie bei Admin –> Kalender → Kalender jedem tomedo Kalender, welcher auch online bebucht werden soll, einen Behandler bzw. Nutzer im tomedo zuordnen. Also Kalender XY gehört Nutzer bzw. Behandler XY. Anbei ein Screenshot zu Veranschaulichung.

 

3. Konfiguration auf arzt-direkt.de (Dashboard)

Loggen Sie sich in Ihrem Instanz-Dashboard ein unter https://app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/login bzw. folgen Sie dem Link in der tomedo®-OTK-2-Verwaltung.

Ihre für den Login verwendete E-Mail-Adresse wird aktuell standardmäßig auch als sichtbare E-Mail-Adresse in der Patientenkommunikation verwendet.

Aktualisieren Sie bitte Instanzdetails → Kontakdaten → EditierenSichtbare E-Mail-Adresse, wenn die Login-Adresse für Patienten nicht sichtbar sein soll.

Wir arbeiten daran, die Verwendung der E-Mail-Adressen transparenter zu machen.

 

 

Anpassungen bzw. Erweiterung der Standard-Email Vorlage der Terminbestätigung, Terminverschiebung oder Terminstornierung

Sie klicken auf den Tab “E-Mails” um die Standard-E-Mail Vorlage um Ihre eigenen benutzerdefinierten Inhalten zu erweitern.

Anbei ein Bild welche Häkchen gesetzt werden müssen.

Diese Einstellung können Sie sowohl bei Terminverschiebung usw. auch einrichten.

Für die terminartabhängige Konfiguration ist es ebenfalls einstellbar.

Optional: Eigener E-Mail-Server

Optional kann die Praxis unter (Einstellungen → E-Mail-Server) einen eigenen E-Mail-Server einrichten. Das ist nützlich, wenn man als Praxis gerne eine eigene Absenderadresse verwenden möchte. Standardmäßig erfolgt der E-Mail-Versand über die Adresse noreply@arzt-direkt.com. Hier werden dem Patienten keine Antwortmöglichkeiten per E-Mail eingeräumt.

Damit der Patient auf Ihre E-Mail antworten kann, müssen Sie folgende Einstellung prüfen, siehe nachfolgendes Bild. Diese Einstellung finden Sie im Tab “E-Mails”

 

Betrieb

Für Patienten ist der neue Online-Terminkalender unter https://app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/booking erreichbar.

Ein iFrame für die Einbindung auf Ihrer Praxiswebseite befindet sich unter https://app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/booking/iframe.

Beispielcode für die Einbindung befindet sich im Dashboard im Reiter “iFrame”.