Das Onlinekalender 2.0 Erklär-Video für Einsteiger: Der OTK 2 – Grundlagen für Einsteiger:innen (Online-Seminar)

weiteres Video für die Multiserver OTK2.0 und mehrere Betriebsstätten: Umstellung des Online-Terminkalenders für Multiserver und mehrere Betriebsstätten (Online-Seminar)

BRANDNEU das Webinar für Fortgeschrittene: Der OTK 2 – Tipps und Tricks für Fortgeschrittene (Online-Seminar)

Wichtiger Hinweis: Termin Bearbeitungsseite für Patienten hat jetzt aus Datenschutzgründen eine Geburtstagsabfrage des Patienten. Heißt er Patient muss sein Geburtsdatum eingeben, damit seine Termindaten angezeigt bekommt.

Open

Wenn das falsche Geburtsdatum eingeben wurde, dann kommt folgende Meldung

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Brandneue Features in Ihrem Onlinekalender 2.0 u. a. Direktlink Generator, Zuweisertermine, Dokumentenversand, Warteliste pro Terminart, Onlinetermine mit Videosprechstunde Link koppeln, Offline-Termine in Online-Termine umwandeln

Online-Terminkalender (OTK 2) | BRANDNEU Direktlink Generator im Onlinekalender

Online-Terminkalender (OTK 2) | NEU ab 1.3.2023 Zuweisertermine ab sofort im Onlinekalender 2.0 abbildbar

Online-Terminkalender (OTK 2) | Dokumentenversand im Onlinekalender für Patienten ab sofort möglich

Online-Terminkalender (OTK 2) | Warteliste pro Terminart aktivieren (ab tomedo® Version 1.119)

Online-Terminkalender (OTK 2) | Onlinetermine für Videosprechstunde einrichten mit passender E Mail Vorlage mit...

Online-Terminkalender (OTK 2) | Offline Termine im tomedo® Kalender in Online Termine umwandeln (ab tomedo® Ver...

Online-Terminkalender (OTK 2) | Suchfunktion und Sortierung der Terminarten (brandneu seit 26.7.2023)

Korrektes Deaktivieren des alten Onlinekalender 1.0

1. über Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten die Häkchen bei Sichtbarkeit Onlinekalender für OTK1 deaktivieren

2. Alternativ können Sie auch unter Admin → Kalender → Onlineterminkalender das Konto mit “-” löschen. (WICHTIG nur: Wenn Sie das löschen, dann können auch keine Patienten die bereits getätigen Buchungen stornieren über den Link in der Terminbestätigung)

3. die Verknüpfung durch zollsoft auf der Webseite onlinetermine.zollsoft.de deaktivieren lassen

4. im Dashboard onlinetermine.zollsoft.de des alten Onlinekalenders prüfen, was an der Stelle “Fehlermeldung bei Verbindungsproblem to tomedo-server” steht:
   
   

Hier wäre die beste Einstellung “bei mehr als eine Stunde nicht verbunden” auszuwählen.

5. im Dashboard onlinetermine.zollsoft.de unter Punkt “Warnmeldung bei keinen verfügbaren Terminen” stellen Sie dann einen individuellen Text ein wie z.B.
   Momentan sind leider keine freien Termine verfügbar. Aufgrund einer Kalenderumstellung finden Sie unsere Onlinetermine auf folgender Seite: <h2>https://app.arzt-direkt.de/NAMEPRAXISKENNUNG/booking%3C/h2%3E%3E

6. </h2>

Ersteinrichtung

Die Einrichtung des OTK 2 kann parallel zum Betrieb des bisherigen OTK 1 stattfinden. Sie entscheiden damit selbst, ab wann Sie den OTK auf Ihrer Website via iFrame oder per Verlinkung (http://app.arzt-direkt.de/IhrePraxiskennung) einbinden und für Patienten buchbar machen.

Es fallen keine doppelten Kosten an. Der neue OTK kann mit oder ohne Videosprechstunde (VSS) verwendet werden.

1. Einrichtung der arzt-direkt-Instanz

Für die Verwendung des OTK 2 benötigen Sie einen Zugang bei app.arzt-direkt.de. Falls Sie noch nicht über einen Zugang verfügen, fordern Sie diesen bitte beim zollsoft-Vertrieb direkt an unter Zusatz folgender Angaben:

• Anzahl der Ärzte, die den OTK verwenden werden.

• E-Mail Adresse für den Praxislogin auf app.arzt-direkt.de

• Gewünschte Praxiskennung (z.B. neurologie-meyer, kinderarztpraxis-wiesenthal)
  Diese wird in der URL Ihrer Praxisseite auf arzt-direkt verwendet.

• Idealerweise: Der Anzeigename Ihrer Praxis in Kurz- und Langform.

Falls Sie bereits einen bestehenden Zugang haben, fragen Sie beim Vertrieb die Freischaltung des OTK 2-Moduls an.

Sie erhalten in Kürze eine Einrichtungs-E-Mail von arzt-direkt@zollsoft.org mit einem Link, der Ihnen erlaubt, den Zugang freizuschalten und ein Passwort festzulegen.

1.1. Instanz Passwort zurücksetzen - Status der Instanz muss manuell auf Aktiviert gesetzt werden

Sollten Sie mal den Fall haben, das Sie Ihr Instanz Admin Passwort zurücksetzen müssen, dann ist es WICHTIG das Sie nach Passwort Neuvergabe in der Instanz auf den Button “Status ändern” geklickt werden muss, damit von Ihnen den Instanz-Status auf “Aktiviert” wieder eingestellt wird, damit Sie auch wieder im Patientenportal unter app.arzt-direkt.de gelistet sind. Anbei ein passende Bild zu dieser Einstellung:

Den Status ändern können Sie über den Punkt “Instanzdetails” vornehmen

Es betrifft auch Kunden mit einem sogenannten Kombi-Account, also wo Sie als Arzt und Praxis einundselbem Login für arzt-direkt nutzen.

2. Einrichtung in tomedo®

Loggen Sie sich in tomedo® als Admin ein und öffnen Sie Admin → Kalender (CH: Agenda) → Online-Terminkalender 2.

Konten

Klicken Sie +, um einen neuen Zugang anzulegen und geben Sie Ihre arzt-direkt-Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) ein. Wählen Sie einen tomedo®-internen Anzeigenamen (z.B. OTK 2) und aktivieren Sie die Checkbox “Aktiv.”

Über den Button “Dashboard” gelangen Sie zur Online-Konfiguration.
Über den Button “Buchung” gelangen Sie zur patientenseitigen Buchung.

Die automatische Zuordnung zu Kartei-Patienten kann unter “Einstellungen” ein- oder ausgeschaltet werden (standardmäßig aktiviert).

Der neue OTK-Zugang erscheint nun unter Admin → Kalender (CH: Agenda) → Terminsuchefavoriten in der Liste der Online-Terminkalender. Durch Anhaken können Sie analog zum alten OTK eine oder mehrere Terminsuchen für den neuen OTK aktivieren.

Wichtig ist auch das Sie bei Admin –> Kalender → Kalender jedem tomedo Kalender, welcher auch online bebucht werden soll, einen Behandler bzw. Nutzer im tomedo zuordnen. Also Kalender XY gehört Nutzer bzw. Behandler XY. Anbei ein Screenshot zu Veranschaulichung.

Vorlaufzeiten bei Terminarten in tomedo® einstellen - Vorlaufzeit wird dem Patient im Onlinetermin auch angezeigt

Sie haben nun die Möglichkeit, in tomedo® Vorlaufzeiten zu hinterlegen. Bsp.: Der Termin findet um 10:00 Uhr statt, aber der Patient soll bereits 15 Minuten früher erscheinen.

Wenn der Patient dann diesen Termin im Onlinekalender bucht, dann wird die Terminzeit angezeigt, wann der Patient kommen soll.

In der Terminbenachrichtigung an die Praxis stehen beide Zeiten:

1. Zeit wann der Termin tatsächlich auch im Kalender steht

2. Wann der Patient aber in die Praxis kommen soll

Im Kalender steht der Termin dann für 14 Uhr in dem Beispiel drin:

Und der Patient erhält folgende Terminbestätigung bzw. folgende Termindetails:

Für tomedo® E-Mail Vorlagen können Sie auch die Vorlaufzeit verwenden, hierzu muss folgendes Kommando verwendet werden: $[selektierterTermin %vv]$

Parameter %vv steht für Termin Zeit von mit Vorlauf

Offline Termine im tomedo® Kalender in Online Termine umwandeln (ab tomedo® Version 1.124)

Einfach den Termin anlegen und auf folgendes Symbol klicken und dann wird der Termin in ein Onlinetermin umgewandelt. Somit erhält der Patient eine E-Mail aus arzt-direkt mit der Möglichkeit den Termin zu bearbeiten (Verschieben und Stornieren)

Globale Einstellungen im tomedo® - Blockliste

Sie können eine Freitext Blockliste anlegen, wie in dem Beispiel könnte kein Patient der Max Mustermann heißt mehr einen Termin buchen.

Die Blockliste können Sie aber auch für einen bestehenden Patienten einrichten, dazu einfach bei Patientensuche den Patient suchen und dann auf das “+” klicken.

3. Konfiguration auf arzt-direkt.de (Dashboard)

Loggen Sie sich in Ihrem Instanz-Dashboard ein unter https://app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/login bzw. folgen Sie dem Link in der tomedo®-OTK-2-Verwaltung.

Im neuen Rahmendesign finden Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen u.a. für den Online-Terminkalender / Grundeinstellungen / Videosprechstunde.

Grundeinstellungen arzt-direkt (u.a. Einrichten des eigenen E-Mail Server)

1. Nutzerverwaltung
   Hier sehen Sie alle arzt-direkt Arztlogin Account Ihrer Praxisinstanz (nach ausstehend, aktiviert, deaktiviert) gefiltert. Diese Nutzer sollten angelegt werden, damit Sie als Arzt besser u.a. über die Fachgruppe in der arzt-direkt Patienten APP und unter app.arzt-direkt.de gefunden werden.

2. Logo&Farben
   
   

Sie können in Logo&Farben die Hauptfarbe, Buttonfarbe, Farbe der Kopfzeile, Größe der Logos, Logos einfügen etc.

3. E-Mail Server einrichten Optional: Eigener E-Mail-Server

Optional kann die Praxis unter (Einstellungen → E-Mail-Server) einen eigenen E-Mail-Server einrichten. Das ist nützlich, wenn man als Praxis gerne eine eigene Absenderadresse verwenden möchte. Standardmäßig erfolgt der E-Mail-Versand über die Adresse noreply@arzt-direkt.com. Hier werden dem Patienten keine Antwortmöglichkeiten per E-Mail eingeräumt.

4. Rechtliches

5. Sprachen

Einstellungen → Online-Terminkalender

Unter dem Punkt sind alle Einstellungen für den Onlinekalender in kleinen Kacheln aufgeteilt.

Allgemeine Einstellungen

Unter “Allgemeine Einstellungen” können Sie den letzten tomedo® Abgleich sehen und einstellen welcher Wochentag im Kalender Fenster als Erster Wochentag angezeigt wird, standardmäßig der “Montag”.

Sie können außerdem den Anzeige, wenn keine Termine verfügbar sind, anpassen. Standardmäßig steht “Derzeit sind keine Termine freigegeben”

Eine eigene Weiterleitung nach Buchungsvorgang kann auch eingestellt werden. Dies hilft damit Sie die Buchungen besser auswerten können. Da Sie diese eigene Seite über die Suchmaschinen Optimierung besser tracken können.

Es gibt dann noch 5 Checkboxen die Sie setzen können.

1. Globaler Infotext anzeigen

2. Bestandspatientenabfrage aktivieren

3. Initiale Geburtsdatum Abfrage aktivieren

4. Inkognito Modus aktivieren

5. OTK auf arzt-direkt-Seite der Praxis verlinken

   Auf Ihrer Instanz Seite app.arzt-direkt.de/praxiskennung taucht dann dieser Button auf
   
   

Optional Einstellung “Betriebsstätten”

Video dazu: Umstellung des Online-Terminkalenders für Multiserver und mehrere Betriebsstätten (Online-Seminar)

Über den Regler in der letzten Spalte können Sie die Betriebsstätten Funktion aktiv setzen. Die Funktion macht erst bei mehr als einer Betriebsstätte Sinn.

Sie können die Bezeichnung der Betriebsstätte ändern. Sie können pro Betriebsstätte die Benachrichtigungsmailadresse anpassen und auch über den Direktlink zur Buchungsstrecke dieser Betriebsstätte gelangen und diesen Link dann auf der Betriebsstätten spezifische Homepage einbinden.

• Türsymbol (oben in der rechten Ecke) Die Anzahl der mit dieser Betriebstätte verknüpften Terminlokalitäten in arzt-direkt an. Dies sollte der Anzahl der mit der Betriebstätte verknüpften Terminlokalitäten in Tomedo entsprechen. Ist hier ein Ausrufezeichen (0 verknüpfte Lokalitäten) kann unter dieser Betriebstätte kein Termin gefunden werden!)

• Dokumentseite (oben in der rechten Ecke) Die Anzahl Terminarten/Terminsuchen(in Tomedo) für welche an dieser Betriebsstätte (zum aktuellen Zeitpunkt!) ein freier Termin gefunden werden kann (als Tooltip/Mouse Hover werden diese Terminarten aufgelistet) Ist hier die Zahl 0 kann kein Termin an dieser Betriebsstätte gebucht werden. Das ist aber nur der aktuelle Zeitpunkt, vielleicht sind auch alle Termine ausgebucht

WICHTIG: Einstellungen im tomedo® zur Betriebsstätten-Funktion

1. Prüfung der Betriebsstätte, ob dort die Adresse passt.

2. Die Betriebsstätte muss einer Terminlokalität zugeordnet sein. (siehe Beispiel). In dieses Fenster kommen Sie über Admin → Kalender → Lokalitäten. Dort mussen Sie für die Behandlungsorte Lokalitäten anlegen und diese mit einer Betriebsstätte verknüpfen.

3. Unter Admin → Kalender → Ressourcen müssen Sie die Ressourcen mit der entsprechende Terminlokalität verknüpfen

Ansicht auf Buchungsseite mit Betriebsstätten Auswahl

Multiserver Betrieb ist ab tomedo® 1.117 ohne weitere Einstellung nutzbar

Einstellung “Global” - Tab “Buchung”

In dem Tab “Buchung” können Sie die Zielgruppe (Bestandspatienten vs. Neupatienten), Buchungsstrategie (feste Terminbuchung oder Terminanfrage), Reservierungszeit, Späteste Änderung vor Termin und ob Patient Termin verschieben und/oder stornieren darf.

Manuelle Terminbestätigung - wie funktioniert das?

Wenn dies eingestellt ist, dann bekommt der Patient beim Buchen eines solchen Termins folgende Mail für die Buchungsanfrage:

Diese unten stehende Benachrichtigung erhalten Sie als Praxis:

Diese Anfragen werden dann von der Praxis über die tomedo® bearbeitet.

Hier gibt es jetzt drei Buttons:

Button “Kalender öffnen” können Sie die Terminanfrage im Kalender anschauen, die sieht wie folgt aus:

Button “Termin bestätigen” bucht den Termin fest im Kalender ein.

Anschließend erhält die Praxis sowie der Patient die Terminbestätigung per Mail (siehe Terminbestätigung an Patient)

Button “Anfrage ablehnen” lehnt die Buchungsanfrage ab:

Beim Anklicken des Buttons “Anfrage ablehnen” dürfen Sie noch einen Ablehnungsgrund angegeben, dieser wird dem Patient dann noch in der Mail an den Patienten weitergeleitet.

Des weiteren haben Sie in der tomedo® Inbox den Reiter “Historie”, hier sehen Sie welche Terminanfragen bestätigt oder abgelehnt wurden.

Die eingehenden Terminanfragen werden alle 5 Minuten in der tomedo® Inbox aktualisiert.

NEU ab tomedo® Version 1.120 (Quartalsupdate) OTK2 Terminanfragen nach bestimmter Zeit automatisch zu- bzw. absagen.

Alternative zu der händischen Bearbeitung der Terminanfragen gibt es seit tomedo® Version 1.120 die Möglichkeit über die globale Einstellungen im tomedo® (Admin → Kalender → Onlineterminkalender 2 → Tab “Globale Einstellungen” die Terminanfragen nach einer bestimmten Bearbeitungszeit (frei einstellbar) zu- oder abzusagen.

Einstellung “Global” - Tab “Darstellung”

In dem Tab “Darstellung” kann eingestellt werden, ob Terminarten auch ohne freie Termine angezeigt werden sollen, der Anzeigetext wenn gewählte Terminart nicht verfügbar, Termindauer anzeigen, Arztauswahl Arztname anzeigen bzw. Arztauswahl erlauben.

Terminarten ohne freie Termine können eingestellt werden, das Sie erstens angezeigt werden und zweitens eventuell klickbar sind.

Termindauer anzeigen: Wenn Sie den Haken setzen, wird dem Patient bei der Terminauswahl direkt angezeigt wie lange der Termin dauert.

Die Arztauswahl erlauben sollte eingestellt werden, wenn Sie eine Terminsuche im tomedo® erstellt haben, die bei mehreren Ärzten/Behandler gebucht werden können.

Einstellung “Global” - Tab “Buchungslimit”

Sie können diese Einstellung global an der Stelle oder bei den Terminarten für jeden Versicherungstyp einen eigenes Buchungslimit angeben.

Das Buchungslimit pro Quartal aktivieren für die Anzahl der Termine pro Patient und auch den entsprechenden Zeitraum wählen. Dort können Sie von 1 Quartal, 1 Jahr, 2 Jahre, 3 Jahre auswählen.

Das Häkchen bei “Termin Mindestabstand aktivieren” bedeutet das der zeitliche Mindestabstand zwischen zwei gebuchten Termine eingestellt werden können. Somit stellen Sie in dem Beispiel 1 Quartal ein. Es gibt Ihr noch die Auswahl “Quartale” oder “Tage” einzustellen.

Wenn also der Patient über dieses Limit kommt, dann kann der Patient erstmal den Termin auswählen, bekommt aber dann folgende Mail als Antwort.

Einstellung “Versicherungen”

Mit diesen Einstellungen können Sie entscheiden, ob der Patient zuerst abgefragt wird, ob er gesetzlich oder privat versichtert, bzw. Selbstzahler ist.

Einstellung “Terminarten” → “Allgemein”

Hier sehen Sie erstmal die Auflistung alle Ihrer Terminarten (Synchronisiert) und (Unsynchronisiert)

Unter dem Tab “Allgemein” können Sie den Anzeigename, den Status, die Terminbeschreibung, Hinweistext, Buchungsstrategie, zugelassene Versicherunstypen.

Für jede Terminart kann eine Terminartenbeschreibung festgelegt werden und ein Hinweistext, welches am Ende des Personendatenformulars und vor Abschluss der Buchung nochmals als Zusammenfassung angezeigt werden.

Zuweisertermine ab sofort im Onlinekalender 2.0 abbildbar

1. Legen Sie in tomedo gesonderte Ressourcen an, die Sie für Ihre Kollegen freigeben möchte bzw. nutzen Sie vorhandene Ressourcen

2. Erstellen Sie hierzu passende neue Terminsuchen (also eine Terminsuche im tomedo® kann nicht für Patient und Zuweiser verwendet werden). Hierfür müssen Sie die Terminsuche zweimal anlegen.

3. In arzt-direkt setzen Sie den Status auf “Zuweiser”

BRANDNEU Terminketten auch in Ihrem Onlinekalender 2.0 verwendbar (ab tomedo® Version 1.133.0.15)

1. Gehen Sie in tomedo® auf Admin —> Kalender —> Verwaltung Terminkettensuche- Favoriten
   Nun wird Ihnen unten rechts der Kasten Sichtbarkeit in Onlineterminkalender angezeigt. Setzten Sie nun den Haken bei dem gewünschten OTK.

   Der Haken Online auf eine Betriebsstätte begrenzen bedeutet, dass die Kette nur an ein einem Standort stattfinden darf (Termin 1, Termin 2 und Termin 3 alle in München). Aktuell ist dies von uns fix vorgegeben.

2. Wechseln Sie nun zu arzt-direkt. Bitte aktivieren Sie die Terminkette/n. Terminketten werden mit einem Kettensymbol gekennzeichnet.

3. Sollten Sie in tomedo® eine Kette über mehrere Tage angelegt haben, können Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen. Dem Patienten werden nun automatisch alle Termine in der Buchungsstrecke angezeigt und er kann für jeden das passende Datum und die Uhrzeit wählen. Hierbei werden natürlich Ihre „Regeln“ berücksichtigt.

   Sollten Sie eine Kette angelegt haben, wo die Abstände Minuten oder Stunden sind, können Sie zwischen zwei Optionen wählen.
   Darf der Patient wieder jeden einzelnen Termin selber wählen ODER entscheidet er nur wann die Kette startet.

   Sollten Sie die Check-Box unten links aktivieren, kann der Patient nur den ersten Slot auswählen.

   Schauen wir uns das Ganze nun mal aus Patientensicht an.

Fall 1: Terminkette über mehrere Tage

Fall 2: Terminkette an einem Tag (Patient kann nur den Startzeitpunkt wählen)

Einstellung “Terminarten” → “Darstellung und Bedienung”

Bei dem Tab “Darstellung und Bedienung” können Sie für diese Terminart die Termindauer anziegen lassen, Arztname anzeigen, Arztauswahl erlauben, Terminart anzeigen, wenn keine Termine verfübar, Anzeigetext, Akut-Moduls aktivieren, Termine pro Tag Limitieren für den Patient als Auswahl

Der Akut-Modus bedeutet, das nur der nächste freie Termin angezeigt wird.

Einstellung “Terminarten” → “Limitierungen”

Hier können Sie nur die Buchungslimit für die zugelassenen Versicherungstypen für die jeweilige Terminart einstellen. Was hier eingestellt ist, wird dann für diese Terminart verwendet und nicht die globale Einstellung verwendet.

Einstellung “Terminarten” → “Limitierungen” → “Patientenalterbezogene Limitierungen”

1. unter Allgemeine Einstellungen siehe auch unter https://zollsoft.atlassian.net/wiki/spaces/~559575699/pages/2861957121/Online-Terminkalender+OTK+2+neues+Rahmendesign#Allgemeine-Einstellungen muss folgendes Häkchen gesetzt werden.

2. unter Terminarten → Terminart auswählen → Anzeigeoptionen können folgende Häkchen gesetzt werden

Wenn man die Häkchen bei “Terminart nur anzeigen …” und “Gefundene, verfügbare Termine …” setzt, dann kann folgendes eingestellt werden.

Sie können bei Restriktion folgende Optionen einstellen: “Jünger als, Älter als, Zeitspanne, keine Einschränkung”

Bei Zeitraum können Sie “Monat”, “Jahr”, “Woche”, “Tag” kann eingestellt werden.

Bei der Konfiguration der Zeiträume-, oder punkte bitte wir Sie folgendes zu berücksichtigen: Die von Ihnen ausgewählten Angaben werden nicht exakt übernommen. Je nach Konfiguration berechnet das System Ihre Angabe mit + oder -
Jünger als 3 Monate --> 2 Monate und 29 Tage
Älter als 3 Monate --> 3 Monate und 1 Tag

Fallbeispiel für die U4:

Zwischen 3 und 5 Monaten --> 3 Monate und 1 Tag + 4 Monate und 29 Tage

Checkup ab 60 Jahre wäre diese Einstellung sinnvoll

Über diesen Link gelangen Sie zu den Konfigurationsvorlagen der U-Untersuchungen (mit und ohne Toleranz)

Einstellung “Terminarten” → “Personenfragebogen”

Unter Tab “Terminarten” → “Personenfragebogen” können Sie für die bestimmte Terminart über Haken “spezielles Personendatenformular aktivieren” andere Felder definieren, welches der Patient ausfüllen soll. Wenn Sie die Felder nicht pro Terminart anpassen wollen, gibt es unter den Einstellungen “Personendatenformular” die globale Einstellung Link dazu: https://zollsoft.atlassian.net/wiki/spaces/~559575699/pages/2861957121/Online-Terminkalender+OTK+2+neues+Rahmendesign#Einstellung-%E2%80%9CPersonendatenformular%E2%80%9D

Einstellung “Terminarten” → “E-Mail Inhalte”

Danach kann für jede Terminart eine eigene individuelle Terminbestätigung, Terminverschiebung, Stornierung E-Mail Vorlage generiert werden. Hierzu gibt es den Button “Benutzerdefinierter E-Mail Inhalt” und dann noch den Haken bei “Benutzerdefinierter Inhalt in Standardvorlage integrieren” setzen. Wenn Sie dies gemacht haben, können Sie zu der globalen E-Mail Vorlage noch eigene Inhalte ergänzen und über den blauen “Vorschau” Button können Sie sich die E-Mail Vorlage anschauen.

Für die Vorlagen stehen die nachfolgenden Platzhalter zur Verfügung.

Wie bei der E-Mail Terminbestätigung kann der Text komplett individuell angelegt werden oder als Benutzerdefinierte in Standardvorlage integrieren anwenden.

Die Terminerinnerung aus arzt-direkt wird verwendet, wenn Sie im tomedo unter Admin → Kalender → Terminerinnerung bei Erinnerungsmethode “arzt-direkt (OTK2)” ausgewählt haben.

E-Mail Anhänge können dort hochgeladen werden.

Einstellung “Terminarten” → “Extras”

Termindaten → Extras → Warteliste pro Terminart aktivieren (ab tomedo® Version 1.119)

Die Wartelisten Funktion können Sie pro Terminart aktivieren.

WICHTIG, bitte den Haken Patient darf Termin verschieben aktiv lassen, da sonst folgende Meldung kommt und wir dies auch nicht empfehlen.

Beim Buchungsabschluss kann der Patient die Benachrichtigung einstellen, das er auf die Warteliste gesetzt wird.

Wenn dann also ein früherer Termin wieder frei wird, dann bekommt der Patient folgende E-Mail:

Und dort klickt man dann auf “Verfügbare Termine ansehen”

Der Patient kann in der Mail sowie auch bei den freien Termin die Benachrichtigung über “nicht mehr Benachrichtigen” deaktivieren.

Termindaten → Extras → Dateianhang erlauben

1. Der Dokumentenversand kann pro Terminart erlaubt werden

2. Wenn der Versand erlaubt wurde, können Ihre Patienten im Formular ein oder mehrere Dokumente hinzufügen

3. Diese werden im Anschluss in tomedo an den dazugehörigen Termin angehängt. Die Dokumente können in dieser Ansicht angeschaut und mit einem Klick in die Kartei übernommen werden.

4. In der Patientenkarten befindet sich anschließend ein OTK Eintrag. Pro Termin, wird jeweils ein neuer OTK Eintrag erstellt.

Die beiden Funktionen lassen sich auch schön kombinieren. So könnten Zuweiser direkt die Überweisung hinterlegen.

Termindaten → Extras → Termin als Videosprechstunde festlegen

Sie müssen hierfür nur eine Terminart / definierte Terminsuche für Videosprechstunde im tomedo® anlegen und dann nur noch diesen Haken bei den terminartenabhängigen Einstellungen.

Im Onlinekalender sieht der Termin dann wie folgt aus, also mit einem Kamerasymbol:

WICHTIG siehe auch den roten Text im Screenshot oben: Die Terminbestätigung muss nicht verändert werden, es sei denn Sie haben bei den E-Mail Einstellungen den Haken bei Benutzerdefinierter E-Mail Inhalt gesetzt und verwenden nicht die Standardvorlagen dann müssen Sie den Platzhalter $vss-link$ in die Vorlage einfügen.

Die Terminbestätigung sieht wie folgt aus, wenn der Patient den Termin erhält:

Der Patient klickt dann zum Termin auf den Button “zur Videosprechstunde” und muss nur noch Daten ergänzen, aber nicht alles nochmals neu eingeben.

Alternativ wenn Sie kein Formular auswählen, dann kommt der Patient gleich den letzten Schritt und muss gar keine Daten mehr eingeben.

Einstellung “Terminarten-Kategorien”

Bei den Terminkategorien können Sie einzelne Terminarten zu Kategorien zuordnen. Hierzu klicken Sie auf “Neue Kategorie hinzufügen” und geben der Kategorie einen Anzeigenamen und Beschreibung und wählen die einzelnen Terminarten aus, die der Kategorie zugeordnet werden sollen.

Einstellung “Personendatenformular”

Einstellung “Einbettung”

Für Patienten ist der neue Online-Terminkalender unter https://app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/booking erreichbar.

Ein iFrame für die Einbindung auf Ihrer Praxiswebseite befindet sich unter <iframe style='width: 100%; height: 700px; max-height: 100vh' frameborder='0' src='https://app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/bookin'></iframe>

Beispielcode für die Einbindung befindet sich im Dashboard Einstellungen “Einbettung”

Einstellungen → “Direktlinks”

ab sofort können Sie Einstellungen → Direktlinks für Terminarten in Kombination der Kategorie, Betriebsstätte (wenn aktiv), Vorauswahl von Versicherungsarten, Anzeigesprache, Patientenstatus (Voraussetzung Bestandspatientenabfrage ist aktiviert).

Anwendungbeispiel für spezielle Termine, die man gesondert auf der Homepage per Direktlink einbinden möchte.