Basis-Konfiguration


Basis-Konfiguration

Nach dem Abschließen des letzten Schritts sollten Sie automatisch als Instanz-/Praxis-Verwalter eingeloggt sein und es sollte sich die Übersichtsseite Ihrer Instanz (siehe Screenshot rechts) geöffnet haben. Nun müssen noch zwei weitere Konfigurationsschritte (siehe A) durchgeführt werden, bevor die Instanz für Patienten freigeschaltet bzw. aktiviert werden kann.

1. Datenschutzbeauftragten eintragen

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben “Kein Datenschutzbeauftragter angegeben“ (siehe A) oder navigieren Sie über den Menü-Button links oben (siehe Screenshot rechts) zu EinstellungenRechtliches (siehe A).

Hier sollten alle Felder mit akkuraten Daten gefüllt werden, da diese dann auch in den Datenschutzbestimmungen für den Patienten wieder auftauchen. Wenn Ihre Praxis keinen separaten Datenschutzbeauftragten hat, dann tragen Sie Ihre Kontaktdetails ein, um fortzufahren. Klicken Sie abschließend auf “Alles speichern”.

2. E-Mail Server einrichten

unter https://zollsoft.atlassian.net/wiki/spaces/AH/pages/2181857433/Einstellungen#E-Mail-Server finden Sie die Anleitung für die Einrichtung des E-Mail Servers.

3. Instanz aktivieren

Navigieren Sie abschließend wieder zurück zur Instanzübersicht (MenüInstanzdetails) und klicken oben rechts auf den Button “Status ändern”.

Im sich öffnenden Dialog ändert man dann den Status zu “Aktiviert” und drückt auf “Speichern”. Zum Bestätigen der Statusänderung muss das Passwort des Instanzverwaltungs-Accounts eingetragen werden. (Tipp: Sichern Sie sich dieses Passwort im Browser, um es nicht immer wieder eintragen zu müssen.)

Sobald Ihre Instanz erfolgreich aktiviert wurde, können nun Patienten über den Praxis-Link arzt-direkt.com/<Praxis-Kennung>, den Sie in der Initialisierungs-E-Mail erhalten haben, auf Ihre Praxis zugreifen und dem virtuellen Warteraum beitreten.

Ersten Behandler anlegen

1. Registrierung

Damit man einen neuen Behandler anlegen kann, muss man sich zuerst auf die Login-Seite begeben. Sollte man noch eingeloggt sein, so kann man über das Menü oben links den letzten Punkt (“Abmelden”) wählen. Danach wird man automatisch auf die Login-Seite weitergeleitet.

Befindet man sich auf der Login Seite, so muss man auf den Zur Registrierung-Button drücken (siehe A) um das entsprechende Webformular zu öffnen. Dieses Formular gliedert sich in 4 verschiedene Unterpunkte (Persönliches, Foto, Praxis, Account), welche alle korrekt ausgefüllt werden müssen, damit die Registrierung abgeschlossen werden kann.

Alternativ kann man die Login-Seite auch über den Link aus der Initialisierungs-E-Mail oder direkt über arzt-direkt.com/<Praxis-Kennung>/login aufrufen. Ihre eindeutige Praxis-Kennung entspricht dabei dem Teil Ihres Praxis-Link nach arzt-direkt.com/ (z.B. Kennung: test-praxis → Link: arzt-direkt.com/test-praxis/login).

Persönliches

In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Daten des Arztes eingetragen.

Bei der Art der Praktizierung (siehe B) kann zwischen Kassenarzt und Privatarzt gewählt werden. Wichtig ist, dass Privatärzte später nur Selbstzahler oder Privatpatienten in der Sprechstunde aufrufen können. Kassenärzte müssen zusätzlich noch Ihre LANR (siehe C) eintragen. tomedo® Kunden können diese über die Nutzerverwaltung finden. Dazu gehen Sie über AdminNutzer, wählen den entsprechenden Arzt aus und entnehmen die Nummer dem Arzt Tab.

Zuletzt muss noch die Fachrichtung des Arztes ausgewählt werden (siehe D). Sollte ein Arzt mehrere Fachbereiche besitzen, so können diese im Feld “Sonstige Zusatzbezeichnungen” ergänzt werden.

Der eingetragene Name des Arztes wird später dem Patienten beim Aufruf im Wartezimmer angezeigt, weshalb vor allem dort auf Rechtschreibfehler geachtet werden sollte.

Foto

Hier kann ein Foto des Behandlers hinterlegt werden. Dieses wird dem Patienten immer vor dem Beginn der Videosprechstunde angezeigt.

Sie können ein Bild von Ihrer Festplatte hochladen, solange es den gelisteten Einschränkungen entspricht, ein Bild mit der Kamera aufnehmen oder die Fotoeinstellungen komplett überspringen.

In jedem Fall kann das Foto später in den Nutzereinstellungen des Arztes angepasst werden.

 

Praxis

Im dritten Formular werden die Kontaktdaten des Arztes hinterlegt. Standardmäßig werden alle Felder mit den hinterlegten Adressdaten der Instanz gefüllt.

Sollte dies nicht gewünscht sein, so kann dies in den “Allgemeinen Einstellungen” in der Instanzverwaltung umgestellt werden.

 

Account

Beim letzten Schritt der Registrierung müssen nun noch die Logindaten des Behandlers eingetragen werden.

Entscheidend hierbei ist, dass für jeden Behandler eine eigene E-Mail-Adresse (siehe E) verwendet werden muss. Die E-Mail-Adresse, welche zur Registrierung der Instanz genutzt wurde darf ebenfalls nicht für das Behandler Konto verwendet werden.

Diese E-Mail-Adresse wird dem Patienten niemals angezeigt.

Für das Behandler Passwort gelten die gleichen Regeln wie für das Instanzverwaltungs-Passwort. Es muss mindestens 8 Zeichen lang sein, mindestens einen Groß- und einen Kleinbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen (z.B. !#.;$) enthalten.

Wurde alles korrekt ausgefüllt, so kann man über den “Registrierung abschicken”-Button die Registrierung versenden. Dieser Vorgang kann einen Moment dauern.

Dies ist wahrscheinlich der Fall, weil Sie die E-Mail-Adresse bereits registriert haben. Versuchen Sie sich als Erstes mit der verwendeten E-Mail und dem dabei vergebenen Passwort anzumelden. Ist die Anmeldung erfolgreich können Sie sich, insofern noch nicht geschehen, einen neuen Link zur Bestätigung der E-Mail-Adresse zusenden lassen. Können Sie sich nicht einloggen, versuchen Sie das Passwort des Accounts zurückzusetzen (Im Login-Fenster auf “Passwort vergessen?” drücken).

Sollte der bestehende Account noch nicht freigeschaltet sein, können Sie alternativ versuchen sich als Instanz-Verwalter einzuloggen, über die Ärzteverwaltung den jeweiligen Arzt auswählen und ihn über die Aktions-Buttons rechts oben manuell freischalten (siehe https://zollsoft.atlassian.net/wiki/spaces/AH/pages/418743651).

 

2. E-Mail validieren

Wurde die Registrierung erfolgreich abgeschlossen, so wird eine automatische Validierungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet (siehe E). Sollte die E-Mail nicht in Ihrem Postfach angekommen sein, so prüfen Sie bitte auch Ihren Spam Ordner.

Um die Validierung abzuschließen, muss lediglich auf den in der E-Mail hinterlegten Link (siehe F) geklickt werden. Im Anschluss öffnet sich eine Webseite, welche den erfolgreichen Abschluss der Validierung anzeigt.

Sie können diesen Schritt einfach überspringen, indem Sie sich als Instanz-Verwalter anmelden und über die Ärzteverwaltung den jeweiligen Arzt auswählen und über die Aktions-Buttons rechts oben manuell freischalten (siehe https://zollsoft.atlassian.net/wiki/spaces/AH/pages/418743651).

So können Sie diesen einfach selbst neu versenden. Versuchen Sie sich als Erstes mit der verwendeten E-Mail und dem dabei vergebenen Passwort anzumelden. Ist die Anmeldung erfolgreich können Sie sich, insofern noch nicht geschehen, einen neuen Link zur Bestätigung der E-Mail-Adresse zusenden lassen.

Alternativ können Sie diesen Schritt einfach überspringen, indem Sie sich als Instanz-Verwalter anmelden und über die Ärzteverwaltung den jeweiligen Arzt auswählen und über die Aktions-Buttons rechts oben manuell freischalten (siehe https://zollsoft.atlassian.net/wiki/spaces/AH/pages/418743651).

 

3. Behandler freischalten

Bevor ein neu registrierter Account mit der Behandlung beginnen kann, muss er zuerst freigegeben werden. Dazu muss man sich in der Instanzverwaltung anmelden und dann über das linke Menü in die Ärzteverwaltung (siehe https://zollsoft.atlassian.net/wiki/spaces/AH/pages/418743651) wechseln.

Hier wählt man den soeben validierten Behandler aus (siehe G) indem man auf seinen Eintrag klickt.

Auf der sich öffnenden Seite werden nochmals alle Daten, welche bei der Registrierung eingegeben wurden angezeigt. Zur Freischaltung drückt man zuerst oben rechts (siehe H) auf den Anfrage bearbeiten-Button. Dies öffnet ein modales Fenster im Vordergrund. Dort wählt man schließlich Als Arzt freischalten aus (siehe I) und drückt auf Status ändern. Nach einer kurzen Sicherheitseingabe des Instanzverwaltungs-Passworts ist der Behandler dann berechtigt Videosprechstunden mit Patienten durchzuführen.

 

4. Logindaten in tomedo® hinterlegen (optional)

Um die Interaktion zwischen arzt-direkt und tomedo so einfach wie möglich zu halten, können die Login Daten der Behandler-Konten in tomedo hinterlegt werden.

Dazu öffnet man die Nutzerverwaltung indem man, während man als Admin eingeloggt ist, über AdminNutzerverwaltung geht. Dort sucht man sich den entsprechenden Kürzel des Arztes aus (in diesem Beispiel mx). Danach wechselt man auf das Sonstiges Tab (siehe J) und trägt unter Arzt-Login für Online-Wartezimmer (siehe K) die E-Mail und das Passwort des Behandlers ein.

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