Allgemeine Einstellungen

Navigieren Sie über das Menü zu Einstellungen → Allgemein, um die allgemeinen Einstellungen einer Instanz aufzurufen (siehe Screenshot rechts). Die Einstellungen unterteilen sich in mehrere Punkte, die auf dieser Seite beschrieben werden.

Auf dieser Seite:

1 1. Arzt-Praxis-Zugehörigkeit
2 2. Wartelisten-Module
3 3. Dokumenten-Module
4 4. Geplante Verfügbarkeit
5 5. Warteraum Verfügbarkeit
- 5.1 Beispiele
- 5.2 Bemerkungen
6 6. Formulare nach Versicherungsart splitten

1. Arzt-Praxis-Zugehörigkeit

Der Standardwert dieser Einstellung “Ärzte nutzen Instanz als Praxis“ ist mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit der für Sie passende Wert. Ändern Sie diesen nur mit gutem Grund.

Die Arzt-Praxis-Zugehörigkeit definiert, ob Ärzte einer Instanz alle in derselben Praxis ansässig sind, und Adress- sowie Kontaktdaten bloß einmal in den Instanz-Details definiert werden (siehe Instanzdetails) und gleichermaßen für alle gelten. Das ist meistens der Fall und kann über den Wert “Ärzte nutzen Instanz als Praxis“ standardmäßig so eingestellt.

Alternativ gibt es den Fall, dass Ärzte in anderen Praxen bzw. Filialen arbeiten und dies auch für jeden Arzt einzeln entsprechend eingestellt sein soll. Sobald der Wert “Arzt nutzt eigene Praxis“ eingestellt wurde, müssen dann bei jeder Registrierung eines neuen Arztes alle Praxisdetails (inkl. Kontaktdaten) eingetragen werden.

Die Praxis-Adresse eines Arztes wird dem Patienten derzeit ausschließlich in der Sitzungs-Zusammenfassung, die der Patient nach Sprechstundenabschluss per E-Mail erhält und nach Abschluss der Videosprechstunde als .PDF herunterladen kann.

2. Wartelisten-Module

Wartelisten-Module bezeichnen die Ansichten, die einem Arzt zur Verfügung stehen, um Patienten zur Behandlung aufzurufen. Es gibt zwei verschiedene Arten (beide im Screenshot unten):

ALLE PATIENTEN (Erster Screenshot) ist eine gewöhnliche Warteliste in der alle wartenden Patienten mitsamt Name und Anliegen dargestellt werden.
Nächster Patient (Zweiter Screenshot) ist eine Ansicht, in der lediglich der am längsten wartende Patient angezeigt wird, was eine gerechtere Behandlungsreihenfolge gewährleistet. Es kann dadurch aber auch nur der nächste Patient zur Sprechstunde aufgerufen werden und kein anderer.

Es ist möglich beide Ansichten für Ärzte zu aktivieren, diese können dann jederzeit zwischen beiden wählen.

Deaktivieren Sie die Wartelisten-Module komplett hat dies zur Folge, dass Patienten nicht mehr über das Web-Interface aufgerufen werden können. Dies ist lediglich für tomedo® Nutzer interessant.

Vorteil: Wenn sie aus Versehen nach der Sprechstunde das Browser-Fenster geöffnet lassen, ertönt ohne ein aktiviertes Wartelisten-Modul kein (evtl. für den Arzt störender) Benachrichtigungston. Dieser Ton ist aber auch von manchen Ärzten gewünscht, da es momentan noch keine Einstellung in tomedo® für einen solchen Ton/Benachrichtigung gibt.

Nachteil: Wenn es evtl. mal einen Fehler / Bug bzgl. der Kopplung zwischen arzt-direkt und tomedo® gibt, können Sie nicht testweise im Web-Wartezimmer im Browser schauen, ob Patienten ggf. dort und nur nicht in tomedo® angezeigt werden.

3. Dokumenten-Module

Nutzer unserer Praxissoftware tomedo® sollten sich i.d.R. keine Dokumenten-Module aktivieren, da dies nur zu unnötigem Aufwand beim Abschließen einer Sprechstunden-Sitzung führt. Die Dokumentation von Attesten und Rezepten, sowie ggf. Benachrichtigungen an Patienten können wie gewohnt in tomedo® dokumentiert und ausgeführt werden.

Dokumenten-Module bezeichnen die Dokumentations-Möglichkeiten, die Ärzten nach dem Sprechstundenabschluss zur Verfügung stehen und im Dashboard zusätzliche Ansichten erzeugen, die Ärzte nutzen können, um entsprechende Sitzungen zu filtern und sortieren. – Zum Beispiel: Patienten, bei denen ein Attest fällig ist sortiert nach Fälligkeitsdatum.

Es steht zurzeit ein Dokumenten-Modul zur Verfügung und ein weiteres ist in Planung:

ATTESTE: Dieses Modul (siehe Patientendokumentation) erzeugt eine Dokumentations-Ansicht nach der Behandlung, die es ermöglicht eine Krankschreibung und deren Dauer zu definieren. Zudem können Ärzte nach Aktivierung im Menü die Seite “Alle Atteste“ aufrufen, um alle Patienten mit fälligen/versendeten Attesten anzuzeigen.
REZEPTE: Derzeit in Planung

4. Geplante Verfügbarkeit

Indem Sie die Geplante Verfügbarkeit auf “Aktiviert” setzen, haben eingeloggte Ärzte in Ihrem Menü nun die Möglichkeit unter dem Punkt “Geplante Verfügbarkeit” eigene Zeitpläne zu definieren, an denen Sie planen online zu sein (siehe Geplante Verfügbarkeit definieren). Dieser erscheint dann automatisch auf Ihrer Praxis-Starteite (arzt-direkt.com/{PRAXIS_KENNUNG}), in welchem für jeden Tag der Woche die Online-Sprechzeiten der Praxis aufgeführt sind. Diese entsprechen den akkumulierten Online-Sprechzeiten aller Ärzte.

Die eigentlichen Zeiträume tragen Ärzte separat ein, indem Sie sich mit Ihrem Arzt-Konto einloggen und den Menüpunkt “Geplante Verfügbarkeit” aufrufen. Dies ist gesondert unter Geplante Verfügbarkeit definieren erklärt.

Es gibt 3 verschiedene Anzeigeoptionen (siehe Screenshot rechts), die im Folgenden erklärt werden. In der Regel ist es sinnvoll alle drei Punkte zu aktivieren bzw. auszuwählen.

Ärzte automatisch als online anzeigen

Ist diese Einstellung aktiv, wird der Online-Status (siehe Online-Status ändern) eines Arztes während des definierten Zeitraums automatisch auf online bzw. sichtbar gesetzt und muss nicht manuell geändert werden. Diese Einstellung (und der Online-Zeitplan im allgemeinen) sind hilfreich für Patienten, die ggf. unsicher sind wenn “Kein Arzt Online” auf der Startseite angezeigt wird und sich deshalb nicht einwählen.

Kassen- und Privatärzte zusammenfassen

Ist diese Einstellung aktiv, werden die Verfügbarkeits-Zeiträume von Kassen- und reinen Privatärzten zusammengerechnet und ohne Zuordnung zum Versicherungstyp angezeigt (siehe erster Screenshot). Andererseits, wenn die Einstellung deaktiviert ist, wird die Tabelle immer zweigeteilt und nach Versicherungstyp aufgeschlüsselt (auch wenn kein Privatarzt in der Praxis existiert) und es werden lediglich die Online-Zeiträume der entsprechenden Ärzte akkumuliert und angezeigt (siehe zweiter Screenshot).

Diese Anzeigeoption zu deaktivieren, macht lediglich für reine Privatpraxen oder Ärzten mit Kassen- und Privatärzten Sinn. Für erstere, um zu signalisieren, dass GKV-Patienten bei Ihnen nicht behandelt werden.

Ärzte zusätzlich einzeln auflisten

Ist diese Einstellung aktiv, werden nicht bloß die Sprechstunden der gesamten Praxis angezeigt, sondern der Patient hat die Möglichkeit in einem Auswahlfeld zwischen allen freigeschalteten Ärzten zu wählen, und sich die Verfügbarkeit von ausschließlich einem Arzt anzeigen zu lassen (siehe Screenshot rechts).

5. Warteraum Verfügbarkeit

Die Warteraum Verfügbarkeit definiert, ob der Warteraum verfügbar sein soll, auch wenn kein passender Arzt online ist. Alternativ können entsprechende Formulare und der Warteraum als nicht-zugänglich für Patienten geschaltet werden, sollte zu einer bestimmten Zeit kein entsprechender Arzt zur Verfügung stehen. Für diese Einstellung stehen Ihnen daher 2 Optionen zur Verfügung:

Offenhalten (Standard): Der Warteraum ist stets geöffnet, Patienten können immer den Warteraum betreten. Alle aktiven Formulare sind stets verfügbar.

Schließen: Der Warteraum ist geschlossen, falls kein passender Arzt online ist, um die entsprechende Anfrage bearbeiten zu können. Der Zugang zu allen Formularen, die zur Zeit nicht bearbeitet werden können, ist gesperrt.

Beispiele

Beispiel 1: Zur Zeit ist kein Arzt online.

Offenhalten: Patienten können alle aktiven Formulare aufrufen und den Warteraum betreten.
Schließen: Patienten können keine Formulare aufrufen und auch den Warteraum nicht betreten.

Beispiel 2: Zur Zeit ist lediglich 1 Privatarzt online, jedoch kein Kassenarzt.

Offenhalten: Patienten können alle aktiven Formulare aufrufen und den Warteraum betreten.
Schließen: Formulare für Kassenpatienten tauchen nun in der Formular-Auswahl nicht mehr auf, stattdessen wird ein Hinweis angezeigt. Formulare für Privatpatienten bleiben erreichbar. Patienten, die zur Zeit bereits ein Kassen-Formular ausfüllen, bekommen eine Warnung und können nun den Warteraum nicht mehr betreten.

Beispiel 3: Zur Zeit ist 1 Kassenarzt online.

Offenhalten: Patienten können alle aktiven Formulare aufrufen und den Warteraum betreten.
Schließen: Da Kassenärzte sowohl Kassen- als auch Privatpatienten versorgen, sind alle aktiven Formulare verfügbar und Patienen können den Warteraum betreten.

Bemerkungen

Beachten Sie bitte, dass ein Arzt auch aufgrund entsprechender geplanter Verfügbarkeit als online gelten kann (siehe Geplante Verfügbarkeit definieren).
Wenn lediglich ein Privatarzt online ist, ist ein Formular, welches sowohl für Privatpatienten als auch für Kassenpatienten verfügbar ist, weiterhin aufrufbar. Beim Ausfüllen des Formulars wird einem Kassenpatienten jedoch ein Warnhinweis angezeigt und der Zutritt zum Warteraum verwehrt.

6. Formulare nach Versicherungsart splitten

Mit dieser Option kann eingestellt werden, ob öffentliche Patientenformulare auf Ihrer Instanz-/Praxis-Startseite nach Versicherungsart unterteilt werden sollen oder nicht. Falls aktiviert (Standard), wird der Patient im ersten Schritt auf der Startseite gefragt, ob er privat oder gesetzlich versichert ist und ihm je nachdem – abhängig Ihrer Formulareinstellungen (siehe Formulare) – unterschiedliche Formulare angeboten. Falls Sie die Option deaktivieren wird dieser Unterscheidung auf der Startseite nicht mehr getroffen (erst im eigentlichen Formular, falls konfiguriert) und es werden dem Besucher alle öffentlichen Formulare angeboten, auch wenn einige davon ggf. nur für spezielle Versicherungsarten konfiguriert wurden.

Wann Sie diese Funktion aktivieren (bzw. aktiviert lassen) sollten:

Sie bieten unterschiedliche Formulare bzw. Videosprechstunden für PKV- und GKV-Patienten an.
Sie wollen Patienten direkt auf der Startseite konkrete Sprechstundenpreise oder Preis-Metainformationen (z.B. “Abrechnung nach GOÄ” oder “Keine Zuzahlung” für GKV-Patienten) anzeigen.
Sie bieten ausschließlich Sprechstunden für PKV-Patienten und wollen GKV-Patienten gleich auf der Startseite anzeigen, dass Sie für diese entweder gar keine Sprechstunden anbieten oder diese entsprechend als Selbstzahlerleistungen bezahlt werden müssen.

Wann Sie diese Option deaktivieren sollten:

Sie bieten exakt die gleichen Formulare bzw. Videosprechstunden für PKV- und GKV-Patienten an und wollen ersteren auf der Startseite keine Preisinformationen anzeigen.
In Ihrem Land (insbesondere Schweiz oder Österreich) ist die deutsche Unterscheidung zwischen privat und gesetzlich Versicherten nicht anwendbar. Deaktivieren Sie in diesem Fall bitte zudem die Erfassung der Versichertendaten (siehe Abschnitt “Personendaten” unter Formulare).